文献・特許情報管理システム：MATIS/PAMS

　SOHO技術情報管理システム、MATIS（マチス）の構築と活用
　　　Utility　of　MATIS　build　up　as　Technical　Information　Management　System　at　SOHO

【概要】

本報告はSOHOのための技術情報管理活用の仕組みの提案である。これは企業に於ける技術研究開発部門とそこに属する個人に対する知識データベース構築を支援するためのシステムでもある。CD-ROMの購入やインターネット検索やオンライン検索により、日々必要な技術情報を入手して仕事をする状況の中で、特定する技術分野の情報をウォッチングして得た抄録を自分のファイルとしてDB化して関係者で共有し、これを活用して個人のニーズに合った１次情報を的確に効率よく入手する仕組みである。さらに、入手した情報や調査結果はそれを解析評価して抄録を作成してDBに加え，既に手元にある技術情報や新たに発生する技術企画書と研究開発資料の抄録を加えて知識データベースを構築するものである。ここではより高度な技術情報の調査分析機関、既存のデータベースとリンクすることを前提にしたSOHO向けのシステムである。

１．はじめに

技術の研究開発とその管理の過程で求められる技術情報には次のようなものがある。

・特許情報の収集と解析

・社外技術文献情報の収集と評価

・技術企画書、技術解説図書

・学会誌、専門誌、業界誌

・研究開発課題の企画資料

・研究開発過程のまとめ資料

・特許出願の経緯資料

後者の３項は内部情報であり、知識情報として蓄積継承していくことが求められる。これはＩＴ化の進む中で、アウトソーシングとして技術の研究開発にネットワーク・コラボレーションの形で携わるSOHOも増えてきており、SOHOにとっても、より身近にこれらの技術情報が必要になってくる。しかも効率的に運営して、次代に向けて継承発展させていくためには高度に専門化した知識データベースの構築が求められ，これを関係者で共有することが効率的運営と技術の継承発展の基盤となる。調査について言及すれば、同じような調査を繰り返すことなく，前に行った調査資料や、その解析結果とその後の展開を確認して手元の資料を有効に活用することを心がけたい。そのためには技術情報や資料は関係者のあいだで１元的に管理され，共有されていなければならない。少なくとも，身近に“マイ・ファイルのインデックス“が欲しい。外部の機関やデータベースについてもどこに行けばあるか，何が専門かの共通認識があって、これを活用することである。重複する資料や、死蔵される資料があってはならない。情報（機関）の無駄使いというものである。

２．システム開発の目的

・網羅性が高く、効率の良いウォッチングシステムが欲しい。

定期刊行物の購読や，オンライン検索や、インターネット検索などで特定分野の技術情報をウオッチングして新しく発生する様々な情報の中から自分にとって、自部門にとって必用な情報を網羅的に活用しやすいメディア媒体で入手できる。

・個人又は部門の座右の技術情報DBが欲しい。

自分の手元でパソコンで検索できる。技術情報のファイル又はインデックスが身近にある状況をつくる。必要な1次資料を的確に特定して、その入手経路がリンクできている。

・２次資料・抄録の作成とDB化

抄録の作成及び電子メディアからの自動変換の対象となるものは

・手元にある既に入手済みの1次資料（図書，企画書も含む）の抄録

・手元にある既に入手済みの2次資料（抄録）の変換

・オンライン検索2次資料（抄録）の自動変換

・電子メディア（CD-ROMなど）から抄録への自動変換

・内部情報の抄録

・知識情報（調査レポート，企画書）の抄録

など。区分を付記して一元的にデータベース化する。

・調査したいテーマについて、データベースをサーチして解析してそのレポートを得ることができる。

・１次資料の保管管理

それぞれの抄録には1次資料の出典と保管場所と必要なときの入手経路等を明記しておく。SOHOでは必要最小限の１次資料のみを必要な期間保管し、基本的には外部情報機関のデータベースを活用する。

・技術の継承と発展の礎

知識データベースの構築にもつながり、技術の継承と発展のためにも有用性の高いものにする。まずはSOHO、又は一部門に限って共有するシステムとし、必用に応じて、セキュリテイの問題を勘案しながらネットワーク対応を考える。

３．方法；システムの構成と構築運営

・システム全体構成

DB構築ソフトとデータ変換ソフトとViewerソフトからなる。オプションとして解析ソフトを備える。

いずれもパテントマップ作成支援ソフト、TECRESをベースとするものであり、解析ソフトはパテントマップのTECRES　MWの、特許情報を包含する技術情報総合解析ソフトに対応するバージョンTECRES　TILである。特許情報だけの解析にも対応し、特許以外の情報の解析も可能である。DB構築ソフトは抄録データを新たに入力したり、削除変更する機能を持つ。データ変換ソフトは、各種の電子メディアのデータをTECRES　DATA-CUTにより変換してデータベースに加えるものである。サーバー用ソフトはこれらをすべて包含し、DB構築とメンテナンスと運用を行う。オプションとしてクライアント用ソフトがあり、Viewerソフトと抄録データ登録ソフトからなる。

解析ソフトは運用に応じたサポートとなる。

　　　 　図１　システムの構成

・システムの構築と管理運営

システムの構築運営は現状の分析と類似既存システムとの比較検討からすすめられる。

現状把握認識がスタートポイントであり、コストと効果を想定して、目標を決めて計画的に構築して、運営管理していくことである。類似既存システムは概して大規模で汎用的で、SOHOあるいは個人や1部門に最適なものではない。

　　 図２　システムの構築と運営

・機能とユーテイリテイ

機能構成と機能仕様は下記のようであり、これらを活用することにより前述のシステム開発の目的に答えるか又はそれを支援するものとなる。

　 　図３　システムの機能

４．結果；活用事例

SOHOのミクムス研究所（MIKMS　lab．）での事例、“MATIS（マチス）”を紹介する。

ミクムス研究所は、楽器音響に関する知識情報の活用システムを企画開発するSOHOでTECRES-TILを導入してMATIS（Musical　Acoustics　Technical　Information　System）を構築して活用している。楽器と音響に関する技術情報の特徴は、技術革新が難しいがゆえに発生件数はそれほど多くないが、有用性は長期にわたり、むしろその継承と発展が難しく、知識データベースが望まれるものである。“温故知新”が“21世紀の楽器つくりの心“になると思われる。

                               図４　MATIS

５．おわりに；考察・結論

自分の欲しい情報を的確に迅速に手に入れて、はさみと消しゴムとのりを使って手作りで、情報を自分の知識として活用し、それを又いつでも見られるように自分の引き出しに入れておく。こんなひとつの理想の姿に近づくための道具としてTECRES-TILとMATISの事例を紹介した。今後、アウトソーシングが進み、SOHOが増加し、ネットワークを活用して仕事が進められる状況にあって、TECRES-TILのネットワークへの対応が求められる。そこではセキュリテイの問題とシステムの効率的な運用管理を考えると、情報調査解析機関にファイルの維持管理を委託する形の統合化システムへの発展が期待される。そこではSOHOはそれぞれクライアントとして自分のオフィスのPCからこれを活用することができ、維持管理の煩雑さからは開放されて、その利便性のみを享受できる。そのためには、既存の情報機関や技術情報DBとの連携が進み、電子メディアが有効に活用される状況になることが望まれる。

          ６．参考文献

1） パテントマップ超入門　ダイヤモンド早わかりブックス2000,01,02年版
2） 情報収集・発信機能を強化したインハウスデータベースの構築　
情報管理　2002Vol.45　No.2　p108-114